Gebruikersgids

Gids voor gebruikers

Gebruik van het Erfgoedhuis

In het Erfgoedhuis 'De Berg van Barmhartigheid' kunnen organisaties lokalen gebruiken voor vergaderingen, cursussen, voordrachten e.d. Er zijn lokalen van ca 25 personen met tafels en stoelen, en een voordracht- en projectiezaal voor ca 100 personen (enkel stoelen). Onder bepaalde voorwaarden zijn tentoonstellingen of beurzen mogelijk. Hiervoor kan je de cel tentoonstellingen contacteren op het nummer 056 27 74 40.
Het erfgoedhuis is open van van maandag tot donderdag van 14 tot 17 uur en op vrijdag van 9 tot 12.30 uur.

Een lokaal reserveren

Alle verenigingen die erkend zijn door de culturele raad of een Kortrijkse adviesraad en de stadsdiensten kunnen de lokalen reserveren. Andere verenigingen en organisaties kunnen eveneens zalen reserveren, maar betalen een hoger tarief. Particulieren kunnen geen gebruik maken van de ruimtes.
Voor het gebruik van de zalen wordt een vergoeding gevraagd. De tarieven zijn bepaald door de gemeenteraad.
Een lokaal moet tijdig gereserveerd worden via het erfgoedsecretariaat, O. L. Vrouwestraat 45 te Kortrijk, 056 27 74 24 of via email erfgoedcel@kortrijk.be. Telefonische reservaties steeds schriftelijk bevestigen a.u.b.
Contactpersoon : mana.troch@kortrijk.be
Je krijgt een bevestiging van deze reservatie. Zonder deze bevestiging is een reservatie niet definitief!
Reservaties mogen aangevraagd worden voor het lopend kalenderjaar tot en met het daarop volgend kalenderjaar.
De aanvraag voor repetitief gebruik moet jaarlijks opnieuw gebeuren.
Afzeggen van de activiteit kan je enkel via mail of per brief en binnen een aanvaardbare termijn (minimum 14 dagen) voor de activiteit.
De factuur betaal je ten laatste op vervaldag, anders kan de activiteit niet doorgaan.

Waarborg

Iedere organisator betaalt een waarborg van 50 € voor het gebruik van de infrastructuur.
Er wordt een waarborgfactuur gestuurd.
Bij éénmalig gebruik van een lokaal wordt de waarborg teruggestort op voorwaarde dat er geen schade of overtredingen werden vastgesteld.
Is dat wel het geval dan kan de stad Kortrijk een schadevergoeding of boete opleggen.
Verzekering
Je sluit zelf een verzekering af voor je activiteit.
Sleutels
De sleutels kan je afhalen na afspraak op het erfgoedsecretariaat
elke weekdag van 14u tot 17u.
Na 17u kan je na afspraak terecht bij de sleutelbewaarder, de heer Jean Mattelaer, St. Maartenskerkstraat 4 te Kortrijk .Telefoon 056/22 93 55.
Na afloop van de activiteit sluit je de lokalen en de voordeur zorgvuldig af. Indien er nog andere groepen in het gebouw aanwezig zijn mag je de voordeur gewoon goed dichttrekken zonder dubbel te sluiten. Laat de sleutels achter in de brievenbus !
De organisator is verantwoordelijk voor de gekregen sleutels. Bij verlies ervan zal de organisator de kosten voor nieuwe sleutels moeten betalen.

Klaarzetten van het lokaal

Na afspraak met het secretariaat en afhankelijk van de lokaalbezetting, kan je de lokalen vooraf ter beschikking krijgen om ze klaar te zetten.
Wie gebruik wil maken van de aanwezige beamer voor projectie van op eigen laptop doet er goed aan dit vooraf te testen.
Audio-visueel materiaal is enkel aanwezig in de voordrachtzaal. Indien dit niet volstaat kan je materiaal lenen bij:
De Provinciale uitleendienst, Emiel Clauslaan 3 ( nieuwbouw P.I.H.) te Kortrijk. Telefoon 056 22 56 22, fax 22 28 89.
De Uitleendienst van de jeugd, Filips van den Elzaslaan 48 te Kortrijk.
Telefoon 056 32 50 13 of 0475 21 58 79, fax 056 23 41 50.

Opruimen van het lokaal

Na de activiteit laat je alles achter zoals het was. Dus: tafels en stoelen terugplaatsen zoals ze stonden, afwassen, afval meenemen enz.
Opruimen doe je onmiddellijk na de activiteit, tenzij je anders bent overeengekomen met het secretariaat.
Let er op dat de apparatuur uitgeschakeld is en dat de lichten gedoofd zijn.

Veiligheid in het erfgoedhuis

De maximale bezettingsgraad van ieder lokaal is bepaald en moet gerespecteerd worden. Veiligheid voor alles!
Lokaal Johanna Moreels: 25 personen
Lokaal Lessius: 20 personen
Lokaal Cobergher: 100 personen
Alle nooduitgangen moeten vrijgehouden worden. Binnendeuren mogen niet geblokkeerd worden. De buitendeuren mogen niet afgesloten worden zolang er publiek aanwezig is.
Brandhaspels en blusapparaten moeten altijd bereikbaar zijn.
Ontplofbare of ontvlambare producten, onder welke vorm ook, zijn niet toegelaten. Het gebruik van open vuur, kaarsen en gasflessen is verboden.
Noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden.
De toegangswegen naar de lokalen moeten altijd vrij blijven.
Er is algemeen rookverbod in het erfgoedhuis.
Er is een EHBO-koffer aanwezig in de hoekkast in lokaal Jean de Rieu (gelijkvloers).

Drank

Het erfgoedhuis biedt geen drank te koop aan.
Je kan je eigen drank meebrengen. Er is geen frigo ter beschikking.
Drank onbewaakt achterlaten doe je op eigen risico.
Voor grote groepen zal je zelf glazen moeten meebrengen.
Als ze beschikbaar zijn mag je onze glazen en tassen gebruiken mits deze netjes af te wassen.

Diversen

De cafetaria moet steeds voor iedereen toegankelijk blijven en kan dus nooit door één organisator exclusief gereserveerd worden
In de Cobergher mogen geen dranken genuttigd worden.
Het erfgoedhuis is een beschermd gebouw. Bijgevolg mag niets worden vastgemaakt aan muren, plafonds....
Voorwerpen die schade kunnen veroorzaken aan de bevloering mogen uiteraard ook niet worden geplaatst.
Gebruikers zijn verantwoordelijk voor eigen materiaal.